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Die klassische E-Mail war lange Zeit der einfachste und schnellste Weg, einer anderen Person mehr oder weniger wichtige Informationen zukommen zu lassen. Doch mittlerweile hat sich einiges getan und Messenger wie Microsoft Teams, Slack, Stackfield, Wire und Co. haben die Kommunikationslandschaft positiv erweitert.

Damit meine ich im speziellen den Einsatz in Teams, der die Gespräche in Gruppen fast schon revolutioniert hat. Daher möchte ich in diesem Artikel einen Blick darauf werfen, worin die Unterschiede zwischen E-Mail und Messengern bestehen. Wer weiß, vielleicht nutzt Du schon längst einen Team-Messenger und wenn nicht, hilft Dir der Artikel dabei, einen weiteren Schritt in diese Richtung zu wagen.

Er soll Dir als Ehrenamtskoordinator*in helfen, Dich im Dschungel der Messenger und der klassischen E-Mail zurecht zu finden.
Team-Messenger sind eine großartige Möglichkeit für den Austausch mit Deinen Ehrenamtlichen und den Engagierten untereinander. 

Klassische E-Mail vs. Messenger für Teams 


Eigentlich ein ungleicher Kampf, denn die klassische E-Mail ist schon deshalb im Nachteil, weil bei ihr die Team-Kommunikation definitiv nicht so einfach ist wie bei Messengern. Dennoch wäre es unfair die gute alte E-Mail aufs Abstellgleiß zu schicken, denn sie hat durchaus etwas zu bieten.

Obwohl Messenger mittlerweile ein quasi rundum Wohlfühlpaket für Single- und Gruppengespräche liefern, ist Echtzeit Kommunikation nicht immer ein Vorteil. Schnell kann das Gefühl entstehen, dass man permanent erreichbar sein muss/sollte, während die klassische E-Mail Dir die Möglichkeit gibt selbst zu entscheiden, wann Du darauf eingehst.
Natürlich ist es kein Muss bei einem Messenger sofort zu antworten, aber vielleicht kennst du es ja von WhatsApp-Nachrichten: Es gibt viele Menschen die total genervt davon sind, wenn sie nicht sofort eine Antwort bekommen, obwohl Du die Nachricht gelesen hast. Seit Jahren predige ich deswegen, dass ich der Herr über meine Messenger bin und stoße hier und da auf totales Unverständnis.

Hier ist es wichtig, dass bei der Einführung von derartigen Werkzeugen innerhalb der Organisation direkt eine Kultur geschaffen wird, die der Kommunikation über Team-Messenger auch längere Antwortzeiten einräumt. Georg, der Gründer von Helpteers, hat bereits in einigen seiner Beratungen erlebt, dass eine entschlackte Antwortkultur definitiv möglich ist.

Einige Organisationen leben bereits aus, dass man nicht immer sofort auf jede Nachricht antworten muss und nutzten damit den Team-Messanger genauso wie er gedacht ist.Was die E-Mail nicht kann und auch niemals können wird, ist eine unfassbar simple Art der Team-Kommunikation. Messenger bieten Dir, wie oben bereits erwähnt, natürlich auch die direkte Kommunikation zwischen zwei Personen an.

Aber eben auch verschiedene Kanäle, wo diejenigen gemeinsam schreiben können, die zusammenarbeiten. Themenbezogene Kanäle sorgen für Klarheit.
Daher werde ich für diesen Artikel einmal die direkte Eins-zu-Eins-Kommunikation außer Acht lassen und mich auf die Team-Kommunikation konzentrieren.  

Push und Pull: Wie sich die Kommunikation unterscheidet 


E-Mails sind eine reine Push-Kommunikation. Push bedeutet übersetzt, etwas von sich „wegdrücken“ und in unserem Kontext schlicht, dass eine E-Mail an eine Person verschickt wird.
Der/die Sender*in entscheidet also, wann er oder sie die Information mitteilt.  Den Teil, auf den ich für diesen Artikel bei Messenger-Diensten Wert lege, ist die Pull-Kommunikation.

Pull bedeutet übersetzt „zu mir gezogen“ und trifft damit den Nagel absolut auf den Kopf, wie Du gleich merken wirst. Durch die verschiedenen Kanäle gibst Du eine Information, die jeder und jede lesen kann, der oder die in dem Kanal ist. Die Nachricht ist nicht mehr nur für eine*n bestimmt, sondern für viele und das ist auch so gewollt bei einer Team-Kommunikation.  Das hat einige echte Vorteile. Die Person am anderen Ende entscheidet selbst, welche Information sie wann nutzt, was bei einer E-Mail nicht der Fall wäre.

Dazu kommt, dass bei einer E-Mail meist davon ausgegangen wird, dass alle enthaltenen Informationen wichtig sind. Warum sonst eine E-Mail schreiben? Du kannst verschiedene themenspezifische Kanäle haben und so die Kommunikation mit sehr simplen Mitteln sauber und gut koordinieren.
Bei einer E-Mail würde das höchstens mit CC gehen, aber Hand aufs Herz: Zig Adressen im Cc-Feld zu sehen nervt nicht nur, sondern kann auch unbewusst Druck aufbauen. Und manchmal wollen sich alle darin übertreffen, möglichst schnell zu antworten. Viel zu oft leider mit „Allen antworten“. 

E-Mail vs. Messenger: (M)ein Minifazit 


Ich gebe offen und ehrlich zu, dass ich mich bei zwei sehr unterschiedlichen Medienformen schwer tue, sie miteinander zu vergleichen.
Allerdings ist es sinnvoll deutlich zu machen, wieso ein Messenger mitunter gegenüber der E-Mail punkten kann. Deutlich wird aber in jedem Fall, dass eine E-Mail immer eine Push-Kommunikation sein wird, während ein Messenger sowohl Push als auch Pull sein kann.

Für diesen Artikel habe ich aber den größeren Nutzen der Pull-Kommunikation deutlich machen wollen. Team-Kommunikation kann Dein Leben wahnsinnig vereinfachen.
Kein E-Mail Chaos, sondern einfach ein Kanal, wo jede*r reinschreibt. Eine fließende Kommunikation entsteht, ohne viel Hin und Her von E-Mails. Wenn Du also darüber nachdenkst, wie Du Eure Kommunikation leichter machen kannst, dann kann ich euch nur wärmstens Messenger-Dienste wie Microsoft Teams, Wire, Slack, Stackfield und Co. empfehlen.